Ein Backup ist eine zusätzliche, getrennt aufbewahrte Kopie von Daten, aus der sich der ursprüngliche Zustand nach Verlust, Beschädigung oder Verschlüsselung wiederherstellen lässt. Unterschieden werden Vollsicherungen, die jedes Mal den gesamten Bestand kopieren, inkrementelle Sicherungen, die nur die Änderungen seit der letzten Sicherung erfassen, und differenzielle, die alle Änderungen seit der letzten Vollsicherung enthalten. Als Orientierung dient die 3-2-1-Regel: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, davon eine an einem anderen Ort.
Angesichts von Ransomware kommt eine vierte Bedingung hinzu, denn Schadsoftware verschlüsselt gezielt auch erreichbare Sicherungslaufwerke; wirksam sind deshalb nur Kopien, die offline liegen oder unveränderlich gespeichert sind. Wichtig ist die Abgrenzung zur Synchronisation: Ein Cloud-Speicher, der Dateien laufend abgleicht, überträgt Löschungen und Verschlüsselungen ebenso zuverlässig wie Änderungen und ist damit kein Backup, sondern ein zweiter Ort für dasselbe Problem. Geplant wird eine Sicherungsstrategie über zwei Größen: den maximal hinnehmbaren Datenverlust in Zeit, also den Abstand zwischen zwei Sicherungen, und die maximal hinnehmbare Ausfallzeit bis zur Wiederherstellung.
Der am häufigsten übersehene Punkt ist die Rückspielprobe, denn eine Sicherung, die noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung und kein Schutz; sie gehört regelmäßig getestet und der Ablauf dokumentiert. Rechtlich verlangt die DSGVO ausdrücklich die Fähigkeit, die Verfügbarkeit personenbezogener Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen (Art. 32 Abs 1 lit b und c DSGVO), und steuerlich bleibt die siebenjährige Aufbewahrungspflicht für Bücher und Belege auch bei elektronischer Ablage bestehen (§ 132 BAO). In die andere Richtung entsteht eine Spannung, die vorab zu klären ist: Ein Löschbegehren nach Art. 17 DSGVO betrifft grundsätzlich auch Sicherungskopien, weshalb Aufbewahrungsfristen für Backups festgelegt und Löschungen beim Rückspielen nachgezogen werden müssen.