Ein Datenraum ist ein geschützter Bereich, in dem vertrauliche Unterlagen für einen begrenzten Personenkreis bereitgestellt werden, typischerweise im Rahmen einer Due Diligence, einer Finanzierungsrunde, eines Unternehmensverkaufs oder einer Prüfung. Gemeint ist heute fast immer ein virtueller Datenraum, also eine Webanwendung mit feingranularen Rechten, Wasserzeichen, Sperrfristen und lückenloser Zugriffsprotokollierung.
Der Aufbau folgt einer festen Gliederung nach Themen wie Gesellschaftsrecht, Verträge, Personal, Finanzen, IT und geistiges Eigentum; die Ordnung entscheidet mit darüber, wie zügig eine Prüfung durchläuft. Das Protokoll zeigt, wer welches Dokument wann geöffnet hat, was der Nachweisführung ebenso dient wie der Einschätzung, wo die Gegenseite genauer hinsieht.
Datenschutzrechtlich ist zu beachten, dass Personalakten, Kundenlisten und Verträge personenbezogene Daten enthalten: Üblich sind Schwärzung, Pseudonymisierung oder eine gestufte Freigabe erst in späteren Verhandlungsphasen. Wird ein externer Anbieter eingesetzt, liegt regelmäßig eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor, die vertraglich zu regeln ist.