Vom Netzlaufwerk in die Cloud: Team3

Gemeinsam mit Team3 haben wir zwei naheliegende Wege sauber durchgerechnet und beide verworfen.

Option 1, eine lokal gehostete Modernisierung. Ein neuer On-Premise-Server mit aktueller Dateiverwaltung. Hätte den Datenschutz vollständig im eigenen Haus gelassen, aber das zentrale Problem nicht gelöst: Der Zugriff wäre weiterhin ans Firmennetz gebunden gewesen, die Wartungskosten wären gestiegen, nicht gesunken. Eine Modernisierung ohne echten Nutzensprung.

Option 2, ein gängiger Drittanbieter-Cloud-Speicher. Dropbox, Google Drive, vergleichbare Anbieter. Hätte den Remote-Zugriff gelöst, scheiterte aber an zwei Punkten, die für ein Versicherungsbüro nicht verhandelbar sind. Erstens Datenschutz: Kundendaten und Vertragsdokumente an einen US-Cloud-Anbieter ohne zuverlässige EU-Datenresidenz zu übergeben, wäre gegenüber Mandanten und Aufsicht nicht haltbar gewesen. Zweitens Prozessintegration: Eine Insellösung, die losgelöst von Outlook, Word und Excel funktioniert, hätte neue Reibung statt weniger geschaffen.

Die Entscheidung fiel auf SharePoint Online. Microsoft 365 war im Haus bereits im Einsatz, die Daten bleiben in europäischen Rechenzentren, und die Integration in die vorhandenen Office-Tools ist nativ. Kein zusätzliches Login, keine neue Welt. Dazu mit dem Berechtigungskonzept von Microsoft 365 ein deutlich feineres Rechte-Management, als es Netzlaufwerk-Freigaben je leisten konnten.

Phase 1, Ablage- und Berechtigungskonzept. Vor der ersten migrierten Datei entstand das Fundament: Welche Dateiarten gibt es? Wer muss worauf zugreifen, und wer explizit nicht? Ein Versicherungsbüro hat oft mehr Berechtigungsschichten, als man auf den ersten Blick vermutet: Kundendaten, Provisionsdaten, Personalunterlagen, Schadensakten mit sensiblen Gesundheitsinformationen. Ohne ausgearbeitetes Konzept im Vorfeld wird eine Cloud-Migration zum Datenschutzrisiko, nicht zur Datenschutzverbesserung.

Phase 2, Migration ohne Betriebsunterbrechung. Die vorhandene Dateiablage wanderte vom Netzlaufwerk in die SharePoint-Online-Struktur. Die größte Herausforderung dabei: Die Migration musste im laufenden Betrieb stattfinden. Niemand konnte eine Woche lang warten. Die Lösung bestand darin, die Migration in kontrollierten Tranchen durchzuführen und die alte Ablage bis zur vollständigen Verifizierung parallel verfügbar zu halten. Erst danach wurde das Netzlaufwerk schrittweise stillgelegt.

Phase 3, Urlaubs- und Zeitausgleichskalender. Parallel zur Dateiablage entstand ein zentraler Urlaubs- und Zeitausgleichskalender auf Basis der SharePoint-Kalenderfunktionen. Alle Mitarbeiter sehen auf einen Blick, wer wann abwesend ist; die verbleibenden Urlaubstage pro Person werden automatisch berechnet. Schluss mit Excel-Listen, die niemand auf dem aktuellen Stand hatte.

Den Abschluss bildeten kurze, praxisbezogene Schulungen direkt am System. Der Wechsel vom Netzlaufwerk auf SharePoint ist für Mitarbeiter, die jahrelang das „X:-Laufwerk" geöffnet haben, nicht trivial. Ohne saubere Einführung entstehen schnell Parallelstrukturen, und plötzlich liegt die „eigentliche" Datei wieder lokal auf C:.