Hausverwaltung automatisieren – ohne neues CRM.
Wie ein österreichischer Asset-Manager seine Verwaltungsprozesse mit SharePoint und smarter Automatisierung abbildet – ohne teure CRM-Einführung.
Was der Kunde lösen wollte.
Ein neues Hausverwaltungs-Mandat, deutlich größer als die bisherigen. Damit eine monatlich wiederkehrende Aufgabe, die schnell zum Engpass zu werden drohte: hunderte personalisierte PDFs (Rechnungen, Vorschreibungen, Mieterinfos) in einzeln adressierten E-Mails verschicken.
Jeder Versandzyklus bedeutete: Daten aus der Excel-Mieterliste ziehen, PDFs händisch zuordnen, E-Mails einzeln aufsetzen, Anhänge manuell auswählen. Bei wenigen Dutzend Mietern machbar. Bei mehreren Hundert wird das zum Zeitfresser und fehleranfällig. Eine falsch angehängte Abrechnung reicht, um Vertrauen zu beschädigen. Der Kunde wollte skalieren, ohne die Fixkosten in die Höhe zu treiben. Und ohne ein gewachsenes, funktionierendes Team mit neuen Tools zu überfordern.
- Kunde
- Vertraulich, österreichischer Asset-Manager
- Dauer
- Wenige Wochen
- Services
- Digitalisierung
- Rolle
- Digitale Beratung + Prozessautomatisierung
- Microsoft 365
- SharePoint Online
- Word / Serienbrief
- Excel
Was wir gebaut haben.
Zwei naheliegende Optionen wurden gemeinsam mit dem Kunden sauber durchgerechnet und verworfen. Ein vollwertiges CRM-System hätte sechsstellige Implementierungskosten, mehrmonatige Schulungen und den Bruch bestehender Arbeitsabläufe bedeutet. Ein klassisches Newsletter-Tool scheiterte an der Grundanforderung: kein gängiges System unterstützt den Versand individueller PDF-Anhänge je Empfänger.
Die tragfähige Lösung lag im Umfeld, das das Unternehmen längst nutzte. Microsoft 365, SharePoint, Excel und Serienbriefe gehörten seit Jahren zum Handwerkszeug. Der Plan: diese Bausteine zu einer durchgängigen Automatisierungskette verbinden, statt sie durch eine neue Software-Ebene zu ersetzen.
Phase 1, Datenbasis konsolidieren. Die Mieterstammdaten wanderten von einer großen Excel-Tabelle in eine versionierte SharePoint-Online-Liste. Eine einzige Quelle, auf die sowohl Dokumenterstellung als auch E-Mail-Versand zugreifen.
Phase 2, PDF-Generierung verankern. Personalisierte PDFs entstehen weiterhin über Word-Serienbrief, also über den Workflow, den das Team bereits beherrscht. Nach der Generierung landen die Dateien automatisch in einem dedizierten SharePoint-Ordner; im Dateinamen steht die Mieternummer. Eindeutig zugeordnet, maschinenlesbar für den Versand, sofort prüfbar für den Menschen.
Phase 3, E-Mail-Versand entkoppeln. Ein Template-System für den Mailversand. Textbausteine für Betreff, Mailtext und Anhangs-Dateinamen lassen sich zentral konfigurieren. Platzhalter greifen analog zum Serienbrief auf die SharePoint-Daten zu und werden beim Versand dynamisch ersetzt. Ein Durchlauf genügt, alle Mieter bekommen die für sie zugeschnittene E-Mail mit dem korrekten PDF im Anhang.
Was messbar anders geworden ist.
- Tage → Min.pro Versandzyklus
- 0 €zusätzliche Lizenzkosten
- 0 hEinarbeitungszeit fürs Team
- Skalierbarweitere Mandate ohne mehr Personal
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