Ein Audit-Trail ist eine fortlaufende Aufzeichnung darüber, wer wann auf welche Daten zugegriffen und welche Änderungen vorgenommen hat, in einer Form, die sich nachträglich nicht unbemerkt verändern lässt. Jeder Eintrag hält Zeitpunkt, handelnde Person oder System, betroffenen Datensatz und Art der Aktion fest, häufig samt altem und neuem Wert.
In der Buchhaltung entspricht das der Belegkette: Vom Beleg zur Buchung und zurück muss nachvollziehbar bleiben, wie ein Wert zustande gekommen ist. § 131 BAO verlangt, dass Eintragungen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; Protokolle sind das technische Mittel, um das in Software abzubilden.
Auch außerhalb der Buchhaltung sind solche Protokolle nützlich: Sie zeigen, wer ein Dokument gelesen hat, machen Fehlkonfigurationen sichtbar und liefern nach einem Sicherheitsvorfall die Grundlage für die Aufarbeitung. Weil sie selbst personenbezogene Daten enthalten, brauchen sie eine festgelegte Aufbewahrungsdauer und einen eng begrenzten Zugriff.