Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die digitale Dokumente zentral ablegt, mit Metadaten versieht, versioniert, durchsuchbar macht und ihren Lebenszyklus von der Erfassung bis zur Löschung steuert. Anders als ein Dateiserver ordnet ein DMS Dokumente nicht in erster Linie über Ordnerpfade, sondern über Eigenschaften wie Belegart, Datum, Projekt oder Vertragspartner.
Typische Bestandteile sind eine Volltextsuche über erkannten Text, Berechtigungen auf Dokument- oder Aktenebene, Freigabe- und Prüfabläufe sowie eine revisionssichere Ablage, in der bereits abgelegte Fassungen nicht mehr unbemerkt verändert werden. In Kanzleien und Verwaltungen ist die elektronische Akte der übliche Rahmen: Alle Unterlagen zu einem Fall oder Objekt liegen an einer Stelle.
An der Ablage hängt die Aufbewahrung: Für Bücher, Aufzeichnungen und Belege gilt nach § 132 BAO grundsätzlich eine siebenjährige Frist, die auch elektronisch erfüllt werden kann, solange die Daten vollständig, geordnet und lesbar bleiben. Personenbezogene Daten unterliegen daneben der DSGVO, weshalb Löschkonzept und Aufbewahrungspflichten gemeinsam festgelegt werden.