E-Mail-Archivierung bezeichnet die revisionssichere, unveränderbare Langzeitspeicherung des E-Mail-Verkehrs eines Unternehmens. Sie ist von der Sicherung zu trennen: Ein Backup dient der Wiederherstellung nach einem Ausfall und wird regelmäßig überschrieben, ein Archiv bewahrt einen bestimmten Stand über Jahre unveränderlich auf und macht ihn durchsuchbar. Technisch wird jede ein- und ausgehende Nachricht bei Zustellung automatisch in das Archiv kopiert, bevor Nutzer sie verschieben oder löschen können; das Archiv liegt getrennt vom Mailserver und ist gegen nachträgliche Änderung geschützt.
Der Anlass ist überwiegend rechtlich, denn geschäftliche E-Mails, die Belege oder Geschäftsbriefe darstellen, unterliegen der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO, § 212 UGB), und diese gilt unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter sein Postfach aufräumt. Praktischer Nebennutzen ist die Entlastung des Mailservers und die Auffindbarkeit alter Korrespondenz, die im Streitfall oft das entscheidende Beweismittel ist.
Datenschutzrechtlich entsteht eine Spannung, die vorab zu regeln ist: Die vollständige Archivierung erfasst auch private Nachrichten, wenn private Nutzung erlaubt oder geduldet wird, weshalb entweder ein klares Verbot der Privatnutzung oder eine Trennung privater Nachrichten vorzusehen ist. In Betrieben mit Betriebsrat kann die Einführung als Kontrollmaßnahme zustimmungspflichtig sein (§ 96 Abs 1 Z 3 ArbVG), und die Aufbewahrungsfrist ist so zu bemessen, dass gesetzliche Pflichten erfüllt werden, ohne dauerhaft alles zu behalten (Art. 5 Abs 1 lit e DSGVO).