Eine Datei ist ein benannter, in sich geschlossener Datenbestand, den ein Computer als Einheit speichert und verarbeitet, etwa ein Text, ein Foto, ein Video oder ein Programm. Die Endung im Dateinamen, etwa .docx, .jpg oder .pdf, verrät das Dateiformat, also den inneren Aufbau der Daten, und damit, welche Programme die Datei öffnen können.
Das Betriebssystem legt Dateien in Ordnern ab und verwaltet sie über das Dateisystem; ihre Größe wird in Byte gemessen, im Alltag meist in Kilobyte, Megabyte oder Gigabyte. Bei der Formatwahl lohnt der Blick nach vorn: Offene Formate wie PDF oder CSV bleiben langfristig lesbar, herstellergebundene Formate ketten die Daten an eine bestimmte Software. Von der Datenbank unterscheidet die Datei ihr Zuschnitt: Sie bündelt einen Inhalt ohne eigene Abfrage- und Rechtelogik, während eine Datenbank viele Datensätze strukturiert verwaltet und gleichzeitige Zugriffe regelt.
Im Betrieb entscheiden Ablagestruktur, eindeutige Namen und regelmäßige, getestete Backups darüber, ob Dateien auffindbar und im Ernstfall wiederherstellbar sind. Rechtlich zählt die Aufbewahrung: Geschäftliche Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO), auch elektronisch, sofern die vollständige und inhaltsgleiche Wiedergabe über die gesamte Frist gesichert ist.