Digitalisieren heißt im engeren Sinn, analoge Informationen in digitale Daten umzuwandeln: Aus dem Papierdokument wird eine PDF-Datei, aus dem Dia eine Bilddatei, aus der Tonbandaufnahme eine Audiodatei. Technisch wird das analoge Signal dabei abgetastet und in Zahlenwerte zerlegt, die ein Computer speichern, kopieren und durchsuchen kann. Beim Scannen von Dokumenten kommt üblicherweise eine Texterkennung (OCR) dazu, die aus dem bloßen Abbild durchsuchbaren Text macht.
Im weiteren Sinn, dann meist als Digitalisierung, steht der Begriff für die Umstellung ganzer Abläufe auf digitale Technik: Rechnungen gehen elektronisch hinaus, Termine werden online gebucht, Akten liegen zentral statt im Schrank. Der Gewinn steckt weniger im Umwandeln selbst als in dem, was danach möglich ist: Volltextsuche statt Blättern, automatische Weiterverarbeitung, Zugriff von überall.
Wer digitalisiert, beginnt darum am besten beim Ablauf und nicht beim Gerät, denn ein schlechter Prozess bleibt auch als digitaler Prozess schlecht. Rechtlich ändert die Form wenig: Digitalisierte Belege erfüllen die siebenjährige Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO), und die DSGVO gilt für personenbezogene Daten in der Datei genauso wie in der geordneten Papierablage.