Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das Buchhaltungssoftware ohne Abtippen oder Auslesen verarbeiten kann. Das unterscheidet sie vom PDF: Das ist nur ein digitales Bild einer Rechnung — maschinenlesbar sind Formate wie das österreichische ebInterface oder die europäische Norm EN 16931, übertragen etwa über das Peppol-Netzwerk.
In Österreich ist die E-Rechnung im Bundesbereich seit 2014 Pflicht: Wer Waren oder Leistungen an Bundesdienststellen verrechnet, reicht strukturiert über das Unternehmensserviceportal ein (IKTKonG). Eine allgemeine Pflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen besteht in Österreich nicht (Stand 08/2026) — anders in Deutschland, wo im B2B-Bereich seit 2025 stufenweise eine E-Rechnungspflicht greift. Sie gilt zwar nur zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen, doch österreichische Betriebe mit deutschen Kunden spüren sie mittelbar, wenn diese strukturierte Rechnungen verlangen.
Auf EU-Ebene ist die Richtung beschlossen: Das ViDA-Paket sieht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze strukturierte elektronische Rechnungen samt digitaler Meldung vor, mit Umsetzung ab 2030. Wer Belegverarbeitung ohnehin digitalisiert, nimmt den Formatwechsel mit — die siebenjährige Aufbewahrungspflicht gilt elektronisch unverändert (§ 132 BAO).