Ein Mandantenportal ist ein zugangsgeschützter Onlinebereich, über den eine Kanzlei oder Beratung Dokumente, Auswertungen und Nachrichten mit ihren Mandanten austauscht, statt sie per E-Mail zu versenden. Die Anmeldung erfolgt mit persönlichen Zugangsdaten und meist mit einem zweiten Faktor; die Inhalte bleiben auf dem Server der Kanzlei oder eines beauftragten Dienstleisters.
Typische Inhalte sind Jahresabschlüsse, Bescheide, Lohnzettel, offene Rückfragen und Uploadbereiche für Belege. Gegenüber E-Mail-Anhängen liegt der Vorteil weniger in der Bequemlichkeit als in der Nachvollziehbarkeit: Es ist protokolliert, welches Dokument wann bereitgestellt und abgerufen wurde.
Datenschutzrechtlich ist ein solches Portal eine Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO; wird es von einem externen Anbieter betrieben, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Prüfung des Speicherorts. Bei Berufen mit gesetzlicher Verschwiegenheitspflicht kommt hinzu, dass auch technische Dienstleister vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.