Managed Services sind dauerhaft ausgelagerte IT-Leistungen, die ein Dienstleister nach vereinbarten Qualitätsvorgaben erbringt, während die fachliche Verantwortung beim Auftraggeber bleibt. Der Unterschied zum Projektgeschäft ist die Dauer, der Unterschied zum vollständigen Outsourcing der Umfang, denn ausgelagert werden einzelne, klar umrissene Leistungen und nicht die gesamte IT-Funktion. Verbreitete Beispiele sind Managed Backup, Managed Firewall, Managed Detection and Response, Arbeitsplatzverwaltung und der Betrieb einzelner Anwendungen.
Der Reiz für kleinere Unternehmen liegt im Zugang zu Fachwissen und Werkzeugen, die sich intern nicht rechnen würden, sowie in planbaren monatlichen Kosten statt schwankender Rechnungen. Die Kehrseite ist die Abhängigkeit, die sich in zwei Fragen zeigt: Wer kennt die eigene Umgebung noch, wenn der Dienstleister ausfällt, und wie aufwendig wäre ein Wechsel.
Vorbeugen lässt sich dem durch eine Dokumentationspflicht im Vertrag, eigene Administratorzugänge und die Regelung, dass Systeme und Daten jederzeit in einem gängigen Format herausgegeben werden. Die Auslagerung ändert nichts an der Verantwortung nach außen, denn im Datenschutz- oder Sicherheitsvorfall haftet das Unternehmen und nicht der Dienstleister.