Robotic Process Automation (RPA) automatisiert wiederkehrende, regelbasierte Bildschirmarbeit, indem eine Software die Bedienschritte eines Menschen in bestehenden Anwendungen nachvollzieht. Der Software-Roboter öffnet Programme, liest Felder aus, kopiert Werte, füllt Masken und löst Folgeschritte aus, ganz so wie ein Mitarbeiter mit Maus und Tastatur. Der Name führt in die Irre: Es gibt keine Hardware, nur ein Skript auf einem Server oder Arbeitsplatzrechner.
Typische Einsätze sind das Übertragen von Rechnungsdaten in die Buchhaltung, das Anlegen von Stammdaten in mehreren Systemen und das Zusammenstellen wiederkehrender Berichte. Der Reiz liegt darin, dass RPA über die Oberfläche arbeitet und deshalb auch ältere Systeme ohne API anbinden kann; genau darin liegt aber die Schwäche, denn jede Änderung an einer Maske kann den Ablauf brechen.
Von KI unterscheidet sich klassisches RPA grundlegend: Es folgt festen Regeln und lernt nichts dazu, weshalb es an unstrukturierten Eingaben scheitert. In der Praxis werden beide inzwischen kombiniert, indem ein KI-Modell etwa den Inhalt eines eingescannten Belegs erfasst und RPA das Ergebnis in die Systeme trägt. Vor der Automatisierung lohnt die nüchterne Frage, ob der Prozess in dieser Form überhaupt nötig ist, denn ein überflüssiger Ablauf wird durch Automatisierung nur schneller überflüssig.