VoIP-Telefonie (Voice over IP) überträgt Gespräche als Datenpakete über das Internetprotokoll statt über das klassische Telefonnetz. Technisch wird die Sprache dafür digitalisiert, komprimiert, in Pakete zerlegt und beim Empfänger wieder zusammengesetzt; der Verbindungsaufbau läuft üblicherweise über das Protokoll SIP. In Österreich ist das inzwischen der Regelfall, weil die analogen und ISDN-Anschlüsse abgelöst wurden und Anschlüsse über die Internetleitung geführt werden.
Als Cloud-Telefonie bezeichnet man die Variante, bei der auch die Telefonanlage selbst beim Anbieter läuft, sodass im Unternehmen keine Hardware mehr steht und Nebenstellen, Ansagen und Weiterleitungen über eine Weboberfläche verwaltet werden. Praktische Vorteile sind ortsunabhängige Erreichbarkeit unter derselben Nummer, einfache Erweiterung um zusätzliche Nebenstellen und die Verbindung mit CRM- und Ticketsystemen, etwa zur Anzeige der Kundendaten beim eingehenden Anruf.
Die Abhängigkeit von der Internetverbindung ist die wesentliche Einschränkung, weshalb Bandbreite mit Vorrang für Sprachdaten, eine unterbrechungsfreie Stromversorgung und ein Rückfallweg auf Mobilfunk eingeplant gehören. Rechtlich zu beachten sind die Vorgaben zum Notruf, insbesondere die Übermittlung des Standorts, sowie beim Mitschneiden von Gesprächen die Zustimmung aller Beteiligten und die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO.