KI-Kompetenz im Unternehmen: Was Pflicht ist und was im Alltag wirkt

Was ist KI-Kompetenz?

KI-Kompetenz ist die Fähigkeit, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und dabei ihre Chancen, Risiken und möglichen Schäden zu erkennen. So beschreibt es sinngemäß die Begriffsbestimmung in Art. 3 Nr. 56 des EU AI Act. Im Unternehmensalltag lässt sich KI-Kompetenz in vier Bausteine zerlegen.

Den vierten Baustein bringt Papst Leo XIV. in seiner Enzyklika Magnifica humanitas auf den Punkt: Zur Erziehung im Umgang mit KI gehöre, zu lernen, „wann und wofür man sie nicht einsetzen sollte“ (MH 140). Der Satz stammt aus einem kirchlichen Lehrschreiben, beschreibt aber eine Fähigkeit, die in Unternehmen häufig fehlt.

Ist KI-Schulung für Mitarbeitende Pflicht?

Unternehmen in Österreich, die KI beruflich einsetzen, sind verpflichtet, die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Eine starre Schulungspflicht mit vorgegebenem Umfang oder Zertifikat enthält der AI Act nicht.

Art. 4 AI Act gilt seit 2. Februar 2025 für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist jedes Unternehmen, das KI beruflich einsetzt, also auch ein Betrieb, der nur einen Chat-Assistenten für Textentwürfe nutzt. In der ursprünglichen Fassung mussten Unternehmen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026, hat daraus eine Pflicht zur Förderung gemacht. Der neue Wortlaut stellt klar, dass niemand für eine Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren muss. Die EU-Kommission soll praktische Beispiele veröffentlichen, wie die Förderpflicht erfüllt werden kann.

Einen eigenen Bußgeldrahmen für Art. 4 sieht der AI Act selbst nicht vor. Wie Österreich Verstöße gegen die Verordnung im Einzelnen behandelt, regelt die nationale Durchführung. Informationen zum AI Act für Unternehmen bietet in Österreich die KI-Servicestelle der RTR.

Warum lohnt sich KI-Kompetenz auch ohne strenge Pflicht?

Fehlende KI-Kompetenz kostet im Alltag mehr als eine Schulung: durch falsche Ergebnisse, die ungeprüft weitergehen, durch vertrauliche Daten in fremden Systemen und durch Werkzeuge, die niemand freigegeben hat.

Blindes Vertrauen. Wer die Grenzen der KI nicht kennt, übernimmt ihre Ergebnisse zu leicht. Eine erfundene Zahl im Angebot oder eine falsche Rechtsauskunft in einer Kundenmail fällt erst auf, wenn der Schaden da ist. Welche Grenzen das konkret sind, zeigt der Ratgeber Was kann Claude am Beispiel eines verbreiteten Assistenten.

Datenabfluss. Werden personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse in Werkzeuge ohne passenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung eingegeben, entstehen Datenschutzverstöße, in Kanzleien und Ordinationen zusätzlich Probleme mit dem Berufsgeheimnis. Welche Varianten welche Verträge mitbringen, zeigt der Ratgeber Claude und DSGVO.

Schatten-KI. Schatten-KI bezeichnet KI-Werkzeuge, die Mitarbeitende ohne Freigabe des Unternehmens nutzen, oft mit privaten Konten. Ein reines Verbot verdrängt diese Nutzung meist nur. Wirksamer ist eine freigegebene Alternative mit klaren Regeln.

Wer braucht welche KI-Schulung?

KI-Schulung wirkt, wenn sie sich nach der Rolle richtet. Wer über den KI-Einsatz entscheidet, braucht anderes Wissen als jemand, der täglich Texte damit entwirft.

Als Richtwert reicht für die Grundschulung oft ein halber Tag, wenn sie am eigenen Arbeitsfall übt. Wirksamer als ein langer Termin sind kurze Auffrischungen, sobald sich Werkzeuge oder Regeln ändern.

Was gehört in eine KI-Richtlinie?

Eine KI-Richtlinie ist eine schriftliche interne Regelung, die festlegt, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen genutzt werden dürfen, welche Daten eingegeben werden dürfen und wie KI-Ergebnisse geprüft und gekennzeichnet werden. Sie macht KI-Kompetenz verbindlich und überprüfbar.

1. 01Freigegebene Werkzeuge: welche Werkzeuge genutzt werden dürfen, ausschließlich mit Firmenkonten.
2. 02Datenklassen: welche Daten nie eingegeben werden, etwa personenbezogene Daten ohne geklärte Grundlage, Geschäftsgeheimnisse oder Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.
3. 03Prüfpflicht: wer welche KI-Ergebnisse vor der Verwendung prüft.
4. 04Kennzeichnung: wann der KI-Einsatz offengelegt wird. Der AI Act verlangt das in bestimmten Fällen, etwa bei täuschend echten Bild-, Ton- oder Videoinhalten (Art. 50). Was das für Texte bedeutet, steht im Beitrag zum Claude-Wasserzeichen.
5. 05Urheberrecht und Quellen: wie mit fremden Inhalten und Quellenangaben umgegangen wird.
6. 06Verantwortung: wer Ansprechperson für Fragen, Freigaben und Vorfälle ist.
7. 07Umgang mit Fehlern: Fehler werden gemeldet, ohne dass daraus Schuldzuweisungen entstehen.
8. 08Aktualisierung: wann die Richtlinie überprüft wird, spätestens bei neuen Werkzeugen.

Wo ein Betriebsrat besteht, wird die Richtlinie sinnvollerweise mit ihm abgestimmt. Enthält sie Regeln zur Auswertung der Nutzung, kann seine Zustimmung erforderlich sein. Wann genau, erklärt der Ratgeber zur Betriebsvereinbarung für KI.

Wie baut ein KMU KI-Kompetenz auf?

In einem KMU lässt sich KI-Kompetenz in sechs Schritten aufbauen, beginnend mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme der Werkzeuge, die bereits genutzt werden. Wie sich die Schulung in eine KI-Einführung insgesamt einfügt, zeigt der Ratgeber KI im Unternehmen einführen.

1. 01Bestandsaufnahme: erheben, welche KI-Werkzeuge im Team schon im Einsatz sind, auch privat. Eine anonyme Abfrage liefert ehrlichere Antworten.
2. 02Werkzeuge freigeben: für die häufigsten Aufgaben ein Werkzeug mit Firmenkonto und passendem Vertrag bereitstellen.
3. 03Rollen zuordnen: festlegen, wer welche Schulungstiefe braucht.
4. 04Richtlinie verabschieden: kurz, verständlich, mit Beispielen aus dem eigenen Betrieb.
5. 05Am eigenen Arbeitsfall schulen: echte, anonymisierte Aufgaben statt allgemeiner Demos.
6. 06Dokumentieren und auffrischen: Datum, Inhalte und Teilnehmende festhalten, die Kenntnisnahme der Richtlinie bestätigen lassen, bei neuen Werkzeugen nachschulen.

Der AI Act schreibt keine bestimmte Form der Dokumentation vor. Eine schriftliche Dokumentation ist trotzdem sinnvoll, weil sie im Streit- oder Schadensfall zeigt, welche Maßnahmen das Unternehmen gesetzt hat.

Was kostet KI-Schulung?

Die Kosten für KI-Schulung hängen vor allem von Rollen, Zahl der Teilnehmenden und Format ab. Der größte Posten ist meist die Arbeitszeit der Teilnehmenden.

Konkrete Preise hängen vom Umfang ab. Angebote sollten Vorbereitung, Durchführung und Unterlagen getrennt ausweisen und angeben, ob die Beträge inklusive oder exklusive Umsatzsteuer gelten. Förderprogramme für Digitalisierung und Weiterbildung arbeiten mit befristeten Ausschreibungen und begrenzten Budgets.

Typische Fehler beim Aufbau von KI-Kompetenz

1. 01Einmalige Pflichtschulung ohne Alltagsbezug. Allgemeine Folien werden abgehakt, die Arbeitsweise ändert sich nicht. Abhilfe: am eigenen Arbeitsfall üben und kurz auffrischen.
2. 02Verbot statt Freigabe. Ein pauschales KI-Verbot treibt die Nutzung in private Konten. Abhilfe: ein freigegebenes Werkzeug mit klaren Datenregeln.
3. 03Richtlinie ohne Schulung. Regeln, die niemand erklärt bekommt, werden nicht gelebt. Abhilfe: Richtlinie und Schulung gemeinsam einführen.
4. 04Alle gleich schulen. Die Geschäftsführung braucht andere Inhalte als das Sekretariat. Abhilfe: Schulungstiefe nach Rollen staffeln.

Checkliste: KI-Kompetenz im Unternehmen

• Bestandsaufnahme der genutzten KI-Werkzeuge durchgeführt, einschließlich privater Konten
• Werkzeuge mit Firmenkonto und passendem Vertrag freigegeben
• Rollen und Schulungstiefe festgelegt
• KI-Richtlinie verabschiedet und, wo vorhanden, mit dem Betriebsrat abgestimmt
• Grundschulung am eigenen Arbeitsfall durchgeführt
• KI-Ansprechperson benannt
• Schulungen und Kenntnisnahme der Richtlinie dokumentiert
• Auffrischung bei neuen Werkzeugen und spätestens nach einem Jahr eingeplant

Stand: September 2026. Die Passagen zum EU AI Act, zur DSGVO und zur Mitbestimmung sind allgemeine Information und ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.