Die BAO ist die österreichische Bundesabgabenordnung und regelt das Verfahren bei bundesrechtlich geregelten Abgaben: Zuständigkeiten, Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten, Bescheide, Rechtsmittel, Fristen und Verjährung. Sie bindet Abgabenbehörden und Abgabepflichtige gleichermaßen.
§ 132 BAO verpflichtet dazu, Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sieben Jahre aufzubewahren; die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Sind Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung, verlängert sich die Aufbewahrung entsprechend, und in Sonderfällen wie bei Grundstücken bestehen längere Fristen.
Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist gesichert ist; auf Verlangen der Abgabenbehörde sind die zum Lesbarmachen nötigen Hilfsmittel auf eigene Kosten bereitzustellen oder Ausdrucke beizubringen. Für ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem heißt das: Belege müssen unveränderbar gespeichert, auffindbar gehalten und in einem gängigen Format exportierbar sein. Ergänzend verlangt § 131b BAO für Barumsätze die Registrierkassenpflicht mit manipulationssicherer Signatur.